Lídři digitálních agentur vždy hledají konzistentní a spolehlivé způsoby, jak maximalizovat svou efektivitu a ziskovost. Jednou z klíčových metrik, která jim pomáhá měřit a optimalizovat výkonnost agentury, je plánované využití, které měří jak množství fakturovatelného času, který zaměstnanci stráví prací na klientských projektech, tak jejich nezúčtovatelný čas věnovaný agentuře samotné (více o nuancích využití níže!).
Jedním z účinných způsobů, jak zlepšit míru využití, je vylepšit a zlepšit proces plánování kapacity tak, aby lépe zohledňoval aktuální potřeby zdrojů – a předvídat ty na obzoru – takže vše a všichni jsou vždy plně využiti.
Níže sdílíme osvědčené postupy plánování kapacity, abyste mohli začít zlepšovat stále důležité míry využití ve vašem podnikání.
Obsah
- Využití 101
- Pochopení míry využití
- Výpočet míry využití
Využití 101
Pochopení míry využití
Pokud jde o využití, existují určité nuance, takže abychom se ujistili, že jsme na stejné stránce…
- Plánované (nebo produktivní) využití: To zahrnuje fakturovatelný (klient) i nefakturovatelný (společnost/administrátor) čas, což znamená, že máte představu o tom, co budou lidé utrácet všechen jejich čas dál.
Vysoká zúčtovatelná míra využití naznačuje, že agentura maximálně využívá své dostupné zdroje a generuje příjmy při maximální kapacitě. Naopak nízká zúčtovatelná míra využití může naznačovat, že agentura zažívá neefektivitu nebo nedostatečné využití svých zaměstnanců, což může negativně ovlivnit ziskovost a konkurenceschopnost.
Výpočet míry využití
Snaha o 100% plánované využití znamená, že proaktivně plánujete, jak vaši zaměstnanci tráví veškerý svůj čas – dokonce i čas, který nemohou fakturovat klientům. To zahrnuje věci jako aktualizace CRM, sledování času, firemní schůzky a další. Počítejte s tímto časem ve svých plánech zdrojů.
Poté, abyste vypočítali fakturovatelnou míru využití, vydělte celkový počet hodin, které vaši zaměstnanci strávili fakturovatelnou prací, celkovým počtem hodin, kdy byli k dispozici pro práci (bez dovolené a nemocenské). Řekněme, že během 40hodinového pracovního týdne zaměstnanec nakonec věnoval 32 hodin práci s klienty a 8 hodin práce úkolům souvisejícím s agenturou: jejich zúčtovatelná míra využití byla 80 %.
Samozřejmě existují různé způsoby, jak interpretovat a vypočítat míru využití v závislosti na konkrétních potřebách a požadavcích vaší agentury. Zde uvádíme naše doporučení podrobněji.
![]()
Je důležité prozkoumat a vyhodnotit oborová měřítka, abyste zajistili, že výkon vaší agentury je na úrovni, která je srovnatelná a konkurenceschopná, ale berte tato měřítka jako průvodce, není podmínkou. Máme nástroj, který vám s tím pomůže – podívejte se na naši kalkulačku srovnávacích ukazatelů odvětví.
Jak lepší plánování kapacity zlepšuje využití
Cílem sledování a zlepšování plánovaného i fakturovatelného využití je 1) maximalizovat hodnotu, kterou vaše agentura poskytuje klientům, 2) zvýšit tržby vaší firmy a 3) zajistit, aby byli zaměstnanci šťastní, zapojení a motivovaní.
Aby toho dosáhli, musí mít lídři efektivní plánovaní kapacity proces.
Kapacitní plánování pomáhá zajistit, aby společnosti měly dostatek zdrojů pro zvládnutí budoucích projektů bez přetěžování (nebo nedostatečného zatěžování) jejich zaměstnanců, zařízení a systémů. Pomáhá také informovat, do čeho a do koho by agentura měla investovat. Jinými slovy, je to vnitřní pohled na nabídku a poptávku.
Vaše strategie plánování kapacity by měla odstranit dohady ze zdrojů. Když to uděláte správně, budete vědět, zda máte dostatečné příjmy na podporu svého týmu, zda potřebujete najmout, zda a kdy přijmout novou práci, a dohody budou mít dopad na kapacitu A využití.
Splnění nebo překročení cílové míry využití nakonec vyžaduje alokaci správných talentů a zdrojů do správných projektů a účtů, aby bylo dosaženo nejvyšší produktivity a efektivity a nejlepšího možného výkonu. Efektivní proces plánování kapacit poskytuje jak aktuální, tak výhledový pohled, který pomáhá vedoucím dosáhnout tohoto cíle, a to vše s mnohem větší jistotou a mnohem méně stresem.
Paralaxní přístup k plánování kapacit
Možná si myslíte, že plánujete kapacitu, ale pokud stále reagujete na extrémní propady a skoky ve využití a snažíte se zajistit vhodné zdroje pro stávající a nadcházející projekty, pravděpodobně vám chybí několik klíčových kroků. To je v odvětví služeb velmi běžné – byli jsme tam také. A my jsme tu, abychom vám pomohli kurz správně…
Zde jsou tři osvědčené postupy pro plánování kapacit naprosto doporučujeme začlenit do vašeho procesu:
- Ujistěte se, že účtujete o zabezpečených A průběžných obchodech: Chcete-li mít holistický obraz o svých potřebách zdrojů, musíte plánovat jak stávající práci, tak práce v potrubí – jinak se nikdy nedostanete z horské dráhy příliš mnoho práce/nedostatku lidí nebo příliš málo práce/příliš mnoho lidí.
Jste připraveni převzít kontrolu?
Poslouchejte… chápeme, že optimalizace využití může být náročná. Známe stres, který přichází s extrémními minimy a maximy pro tuto kritickou obchodní metriku. Ke zlepšení procesu plánování kapacity a zvýšení míry využití to však nevyžaduje velké množství změn v rámci vašich operací – stačí přijmout několik osvědčených postupů a nástroj, který celou věc zjednoduší.
Když uděláte ty správné kroky vpřed, můžete vzít zpět velkou kontrolu a můžete začít růst svého podnikání.
Chceme, aby vaše agentura fungovala co nejlépe, a proto se zaměřujeme na to, abychom vám pomohli zavést skutečně efektivní proces plánování kapacit. Správné řešení má pozitivní dopad na TOLIK dalších aspektů vašeho podnikání – takže až budete připraveni ponořit se hlouběji, jsme tu pro vás.
