Míry využití kapacity jsou skvělým způsobem, jak pochopit efektivitu a produktivitu projektu nebo pracoviště. Pochopení toho, kolik ze své potenciální kapacity využíváte, je klíčem k vyhodnocení ziskovosti vašeho podnikání.
Ať už jde o monitorování fyzického výkonu nebo produktivity zaměstnanců, sledování využití kapacity je zásadní pro určení příležitostí ke zlepšení výkonu a růstu vašeho zisku.
Co je využití kapacity?
Kapacita je maximální množství něčeho, co lze vyrobit, zadržet, uskladnit nebo umístit. V podnikání může kapacita odkazovat na jakékoli aktivum spojené s vytvářením produktů nebo služeb.
Může to být měřítko výrobních zařízení a strojů (tj. kolik produktů může závod vyrobit za den, týden nebo měsíc?) Nebo může posoudit kapacitu zaměstnanců (tj. jak vypočítat fakturovatelné hodiny pro váš tým).
Využití kapacity určuje procento kapacity, která je využívána po nastavenou dobu. Sledováním využití kapacity mohou společnosti zjistit, jak efektivně fungují. Pokud například společnost trvale funguje na zhruba 50% kapacity, pak v průměru polovina jejích zdrojů leží nečinně.
Jak vypočítat využití kapacity
Využití kapacity se vypočítá a vyjádří pomocí vzorce míry využití kapacity:
(skutečná využívaná kapacita/celková kapacita) x 100
(Skutečný výstup / Potenciální výstup) x 100
Předpokládejme, že potenciální výstup pro váš tým je 30 zúčtovatelných hodin denně. Po sledování skutečných zúčtovatelných hodin jste zjistili, že včera bylo za klientskou práci účtováno pouze 24 hodin. Proto byla míra využití kapacity vašeho týmu včera 80 % (24/30 x 100.)
Můžete také provést výpočet využití zaměstnanců pro každého člena vašeho týmu, abyste zjistili, zda konkrétní lidé nedosahují výkonu nebo předčí ostatní.
Obecně platí, že musíte sledovat využití po delší dobu, abyste se ujistili, že neposuzujete výkon pouze na základě špatného dne nebo týdne. Jedním ze způsobů, jak toho dosáhnout, je vzít součty za období. Chcete-li například vypočítat potenciální kapacitu za měsíc, vynásobte možné zúčtovatelné hodiny za den počtem pracovních dnů v měsíci.
Chcete-li zjistit průměrnou sazbu pro všechny zaměstnance, můžete vypočítat celkové potenciální a skutečné zúčtovatelné hodiny pro každého za stanovené období (tj. šest zaměstnanců x pět hodin denně x 20 dní v měsíci). Nebo můžete najít všechny jejich individuální míry využití a použít tento vzorec:
Celková míra využití zaměstnanců/ Celkový počet zaměstnanců
Pokud jste například měli dva zaměstnance, jednoho s 80% mírou využití a druhého s 90% mírou, vzorec by byl:
Jaká je ideální míra využití kapacity?
100% míra využití kapacity by představovala plnou kapacitu. To však obecně není realistický cíl. Některé výzkumy naznačují, že 100% využití je škodlivé, protože může vést k vyhoření a nižší kvalitě práce.
Jaká je tedy ideální míra využití kapacity?
Jedním ze způsobů, jak odpovědět na tuto otázku, je prozkoumat trendy a měřítka pro vaše odvětví a stanovit si průměr jako svůj cíl. Další možností je podívat se na historickou výkonnost vaší firmy. Řekněme například, že vaše nejvyšší měsíční míra využití za posledních dvanáct měsíců byla 85 % – tuto míru můžete zvolit jako ideální. Poslední možností je vypočítat ideální sazbu na základě vašich obchodních nákladů, cen produktů nebo služeb, výnosů vs. ziskové marže a cílů zisku.
(Náklady + zisk) / potenciální kapacita x zúčtovatelná sazba) x 100
Někdy se také vyjadřuje jako:
((náklady na zdroje + režie + zisková marže) / potenciální kapacita x fakturovatelná sazba) x 100
Předpokládejme, že máte zaměstnance, který stojí 60,000 2.5 $ ročně, a vy alokujete režijní náklady ve výši 20 % nákladů práce. Nyní předpokládejme, že vaším cílem je 65% zisková marže a vaše zúčtovatelná sazba je XNUMX USD/hodinu.
Pokud je jejich potenciální kapacita pět zúčtovatelných hodin denně po 260 pracovních dnů za rok nebo 1300 hodin celkem, vzorec by byl:
((60,000 60,000 + (2.5 0.20 x 61,500 %) + (1,300 x 65 100)) / XNUMX XNUMX hodin x XNUMX USD/hod.) x XNUMX
(73,800 84,500/ 100 XNUMX) x XNUMX
V tomto scénáři je jejich ideální využití kapacity 87.3 %.
Jak zlepšit využití kapacit v podnikání
Pokud se vaše ideální míra využití kapacity zdá být nataženým cílem, můžete změnit jednu z dalších proměnných ve vzorci, abyste dosáhli dosažitelnější míry.
Některé možnosti pro snížení cílové míry využití kapacity jsou:
- Snižte náklady zaměstnance (potenciálně nahrazením zaměstnance s nižším platem)
- Snižte své režijní náklady
- Snižte své cíle ziskové marže
- Zvýšit potenciální kapacitu zaměstnance (omezením nefakturovatelné práce nebo neplacenými přesčasy)
- Zvýšení sazby, kterou klientům účtujete za úsilí tohoto zaměstnance
Mnoho z těchto možností má negativní vedlejší účinky. Pokud například využijete levnějšího zaměstnance, můžete mít méně kvalitní práci. Pokud však zvýšíte fakturovatelnou sazbu zaměstnance, můžete ztratit klienty. Před snížením cílů se tedy vyplatí zaměřit se na zlepšení využití kapacity.
Zde je několik způsobů, jak zlepšit míru využití kapacity vaší firmy:
- Určete slabé články. Analýzou využití každého zdroje zvlášť můžete zjistit, kdo má nedostatečnou výkonnost, a identifikovat případná úzká hrdla ve vašem procesu. Pokud máte například jednoho zaměstnance, který má pouze 60% kapacitu, můžete se zaměřit na koučování, školení nebo jiné možnosti, jak mu pomoci zlepšit se.
- Snížit nefakturovatelnou práci. Pokud mají vaši zaměstnanci kapacitu pouze na pět zúčtovatelných hodin za osmihodinový pracovní den, co zabírá zbývající tři hodiny? Možná budete schopni tyto rušivé vlivy odstranit a zvýšit jejich celkovou potenciální kapacitu.
- Přijměte více klientů / fakturovatelnou práci. Možná je využití nízké jednoduše proto, že není dostatek fakturovatelné práce, aby byl váš tým zaneprázdněn. Pokud je tomu tak, přilákání nových obchodů a převzetí nových projektů zvýší míru využití vaší kapacity.
Sledování využití kapacity
Pochopení míry využití vaší kapacity je kritickou součástí hodnocení ziskovosti vašeho týmu a podnikání. S Wrike Resource, naším řešením pro plánování a plánování zdrojů, získáte přehled a flexibilitu potřebnou k vyvážení pracovní zátěže vašich týmů a optimalizaci využití zdrojů. Chcete se dozvědět více o tom, jak může Wrike Resource prospět vašemu podnikání? Kontaktujte nás ještě dnes.
Udělejte věci rychleji s Wrike!
Wrike je vysoce flexibilní řešení pro spolupráci a řízení projektů pro týmy všech velikostí.
