Od Velké rezignace a nárůstu práce na dálku až po změnu postupů projektového řízení se do plánování kapacity zdrojů projektových manažerů valí velké překážky.
Je nepochybně frustrující, když faktory, které nemáte pod kontrolou, ovlivňují vaši schopnost efektivně zaměstnávat projekty. Ale ty umět kontrolovat, jak zohledňujete tyto faktory v procesu plánování.
Chcete-li hladce překonat tyto překážky jako skutečný projektový manažer na olympijské úrovni, musíte hlouběji porozumět těmto novým obchodním trendům. Vyzbrojeni těmito znalostmi můžete předběhnout související problémy, které znesnadní nejlepší optimalizaci času a talentu vašeho týmu.
V tomto článku se
1. Globální nedostatek pracovních sil na plný úvazek
Čím méně dostupných zdrojů máte, tím složitější je plánování kapacity zdrojů – a pandemie COVID-19 odstartovala masivní vlny rezignací po celém světě. Organizace pro hospodářskou spolupráci a rozvoj zjistila, že do roku 2021 bude v zahraničí o 14 milionů více nezaměstnaných nebyly hledání nové práce ve srovnání s obdobím před pandemií. A ve Spojených státech od března 4 do dubna 2021 každý měsíc podalo výpověď nejméně 2022 miliony pracovníků, aniž by se objevily známky zpomalení.
Když pracuje méně lidí, je snadné pochopit, proč plánování kapacit trpí konflikty mezi poptávkou po zdrojích a jejich dostupností. Aby měli méně zaměstnanců, musí PM obvykle volit mezi zatěžováním členů svého týmu na plný úvazek prací navíc a přesčasy (což může rychle vést k vyhoření a další fluktuaci) a odmítáním projektů (což znamená nižší příjmy pro firmu).
Řešení: Hledejte talenty na volné noze uprostřed prosperující koncertní ekonomiky
Na méně konkurenčním trhu práce by se vaše společnost s největší pravděpodobností zaměřila na najímání pracovníků na plný úvazek, kteří by se mohli plně ponořit do vašeho týmu a organizační kultury. V roce 2022 je však nejpraktičtějším způsobem, jak řešit nedostatek zdrojů, investovat do talentů na volné noze.
Podle zprávy Freelance Forward Economist Report společnosti UpWork z roku 2021 dosáhlo volné noze svého „nejvyššího podílu na pracovní síle“ ve Spojených státech (36 %) od výroční studie zahájené v roce 2013. To je z velké části způsobeno flexibilitou plánování a umístění, kterou freelancing nabízí ve srovnání na tradičních 9-5 pracovních míst. Ve skutečnosti jsou výhody na volné noze tak lákavé, že 56 % dotázaných lidí, kteří nejsou na volné noze, uvedlo, že zvažují práci na volné noze.
Chcete-li své C-suite ukázat, který typ nezávislých pracovníků přidá vašemu podnikání největší hodnotu, prohlédněte si data projektu a určete, které zakázky mají nejvyšší ziskovost a ke kterým dochází nejčastěji. Například mezi projektem se 7 dny zúčtovatelných hodin a projektem s pouze 5 navrhněte najmutí nezávislých pracovníků na 7denní projekt.
Odtud se podívejte, jak dobře dovednosti a dostupnost vašich zaměstnanců na plný úvazek podporují tyto projekty s vysokou prioritou a vysokou hodnotou. Opakující se mezery budou signalizovat oblasti, kde by váš tým mohl objektivně těžit z nějakého talentu na volné noze, od nového inženýra po nového spisovatele.
2. Poptávka po příležitostech vnitřního učení a rozvoje
Zaměstnanci využívají rozsáhlý boj o nábor a udržení, který způsobila Velká rezignace, aby přiměli společnosti, aby uspokojily jejich potřeby. Jednou z klíčových oblastí poptávky zaměstnanců je zvyšování kvalifikace.
Společná studie společností Gallup a Amazon zjistila, že 65 % dotázaných zaměstnanců označilo schopnost zvyšovat si kvalifikaci jako „velmi důležitou“ při hodnocení potenciálních pracovních míst a téměř 50 % přiznalo, že by byli ochotni odejít pro jinou společnost, pokud by nabídla vzdělávání. a možnosti rozvoje. To platí zejména pro mileniální pracovníky, kteří nyní tvoří více než 35 % pracovní síly v USA.
Školení a instruktážní aktivity na pracovišti zlepšují spokojenost a udržení práce, ale mohou rychle zahodit předpovídání zdrojů, pokud se s nimi nepočítá. Řekněme, že si svou vývojářku Emily rezervujete na dvoutýdenní projekt. Den před úvodním hovorem vám náhle pošle DZ, že jí bylo schváleno, aby začala dvakrát týdně příští měsíc neformálně sledovat architekta řešení. Skvělé pro Emily, ale ne tak skvělé pro vás a váš projekt, který nyní potřebuje další pokrytí.
Řešení: Dočasně snižte individuální kapacitu, abyste mohli těžit z dlouhodobých výhod
Čím dříve se dozvíte o zaměstnancích absolvujících nefakturovatelné školení, tím dříve můžete tento čas začlenit do svého plánování kapacit. Důsledně se informujte u manažerů týmů a jednotlivců, abyste měli aktuální informace o všech věcech L&D, a využijte tyto znalosti k tomu, abyste podle potřeby náležitě rozšířili dostupnou kapacitu svých zaměstnanců.
Guru zdrojů nástroj plánování kapacit umožňuje snadno upravit pracovní zátěž zaměstnanců kliknutím na tlačítko.
I když se může zdát neintuitivní snižovat množství času, který mohou zaměstnanci strávit prací na zpoplatněných projektech, je prvořadé je udržet dlouhodobě zapojené. Pokud se pokusíte přinutit zaměstnance, aby pracovali na jejich obvyklou kapacitu a zároveň zpracovávali další školení, pravděpodobně utrpí kvalita jejich práce a produktivita. Pravděpodobně se také rozzlobí, že se nemohou skutečně soustředit na oblast svého zájmu a mohou zvážit odchod.
Poskytněte jim dočasnou šířku pásma, kterou potřebují k profesionálnímu růstu, aniž by byli pod tlakem produkovat na obvyklé úrovni. To bude přínosem pro jednotlivce a vaše plánování kapacit. Čím více dovedností zaměstnanec kultivuje, tím větší rozmanitost zúčtovatelných úkolů může zvládnout. Vyhrává každý!
3. Různé pracovní plány a místa
Práce na dálku po pandemii je i nadále silná. Údaje z výzkumu WFH z června 2022 ukazují, že přibližně 45 % dotázaných zaměstnanců uvedlo, že alespoň po určitou dobu pracují na dálku. Pro mnoho PM to znamená, že musí sledovat větší rozmanitost časových pásem a dostupnosti zaměstnanců při plánování projektů. V závislosti na tom, jak globální je váš tým, možná budete muset zohlednit i rozdíly v placeném volnu, jako je mandát PTO pracovního práva EU. To je hodně mozkové práce.
Řešení: Použijte nástroj pro řízení projektů s integrací kalendáře
Software pro správu zdrojů, který se synchronizuje s osobními kalendáři, jako je Kalendář Google a Outlook, je změnou hry pro plánování kapacity zdrojů. Tyto integrace vám poskytnou přehled o plánech, umístěních a šířce pásma vašeho projektového týmu v reálném čase – takže se můžete vyhnout nadměrné rezervaci a přestat se motat při přerozdělování zdrojů na poslední chvíli.
Integrovaný kalendář zajišťuje, že můžete zahrnout všechny relevantní události, včetně PTO, do vašeho plánovaní kapacity .
Kromě toho hlavní kalendář umístěný na jednom řídicím panelu usnadňuje plánování kapacity zdrojů než přepínání mezi tabulkami nebo různými aplikacemi – oba mohou obsahovat zastaralé informace, které mohou zhatit vaše projektové plány.
4. Nesoulad mezi dovednostmi zaměstnanců a potřebami projektu
Aby bylo možné zohlednit rozmanitost úkolů, které tým musí na projektu zvládnout, mnoho PM rozloží plánování kapacity zdrojů podle sady dovedností. Pokud tedy byla pro nový web pověřena designová agentura, rozdělení by mohlo vypadat jako 0.65 design, 0.5 front-end vývoj, 0.25 QA, 0.25 správa UX, 0.2 projektové řízení a 0.15 správa účtu – dohromady tedy 2 zaměstnanci na plný úvazek.
I když má smysl zjistit, které oblasti projektu budou potřebovat nejvíce času, jeho použití ke stanovení počtu lidí, kteří by měli projekt celkem zaměstnat, je problematické. V tomto případě by matematika naznačovala, že byste potřebovali pouze dva lidi na pokrytí délky pracovní zátěže – ale jsou tito dva zaměstnanci skutečně kvalifikovaní ve všech oblastech, které je třeba řešit?
Tento přístup je dále komplikován nárůstem plně vzdáleného a hybridního pracovního nastavení. Je snadné zmeškat oznámení Slacku nebo e-maily o nejnovějších změnách talentů, od obratu po nové zaměstnance a povýšení. Pokud nemáte jasný přehled o nedostatcích nebo přebytcích dovedností, nemůžete činit nejoptimálnější personální rozhodnutí.
Řešení: Použijte aktuální matici dovedností
Vyhněte se potížím se zjišťováním, kdo je schopen vykonávat jaký úkol během plánování kapacity pomocí protokolu dovedností. Díky tomuto zdroji bude mnohem snazší určit, kdo je pro projekty na základě jejich harmonogramu nejvhodnější a svojí zkušenosti.
Software pro plánování zdrojů usnadňuje zobrazení obojího. Členové týmu mohou označit své vlastní schopnosti a při plánování kapacity můžete filtrovat na základě těchto schopností. To znamená, že můžete přidělit více zdrojů, které budou v souladu se stávajícími silnými stránkami a dovednostmi členů vašeho týmu, které chtějí dále rozvíjet, což je udrží v investování do jejich role.
Pokud nemáte nástroj pro správu zdrojů, řešením je sledování dovedností v tabulce Google nebo jiném dokumentu. Tato metoda vyžaduje počáteční investici času a jasné procesy, aby bylo zajištěno, že zůstane přesná a aktuální, ale přesto vám z dlouhodobého hlediska ušetří čas. Spolupracujte s oddělením lidských zdrojů a týmovými manažery, abyste dali adresář dohromady. Bude to pro ně také přínosný zdroj, který jim poskytne jasná data pro identifikaci náborových a L&D iniciativ.
5. Posun k agilní metodě
I když agilní projektové řízení není nic nového, kolísavý dopad COVID-19 na podniky přiměl více PM k tomu, aby uplatňovali tento flexibilní, iterativní přístup napříč projekty. Jak poznamenává Rachel Lamb z Purdue University, nejisté ekonomické podmínky přetrvávají, ale společnosti chtějí i nadále využívat agilní metodu, aby se „přizpůsobily strukturovaným způsobem“.
Nepřetržité posouvání sprintů však může zkomplikovat tradiční plánování kapacity zdrojů – museli byste zkusit vypočítat kapacitu pro každý sprint místo pro každý projekt. To je recept na bolest hlavy a lidskou chybu.
Řešení: Vyzkoušejte agilní plánování kapacity
Agilní plánování kapacity vyžaduje určitou matematiku, ale dlouhodobě udrží vaše projekty na správné cestě. Ve srovnání s tradičním kapacitním plánováním, které může využívat stanovený cíl využití zdrojů plošně (řekněme 80 %), využívá agilní plánování kolísavou míru podle toho, jak složitý je projekt.
Pokud máte tým, který plní známý požadavek klienta, očekávali byste, že bude ve sprintu produktivnější než tým pracující na zcela novém projektu. Takže pro plánování kapacity byste použili vyšší sazbu (představující produktivní hodiny) pro jednoduchý projekt a nižší pro komplexní projekt.
Pojďme to rozdělit:
- Vynásobte svůj celkový počet členů týmu x celkový počet dní ve sprintu x dostupné pracovní hodiny za den
- 10 x 5 x 8 = 400
- Přímý projekt: 400 x 6 = 240 hodin práce
- Komplexní projekt: 400 x 5 = 200 hodin práce
Zatímco formální plánování kapacity mění sprint od sprintu, tento vzorec počítá s delšími časovými úseky s vestavěnou rezervou pro potenciální zdroje tření. Z tohoto součtu můžete věci rozdělit na efektivní, přiměřené délky sprintu.
Udržujte si přehled o kapacitě zdrojů v roce 2022 a dále díky komplexnímu plánovacímu softwaru
Pokud svůj proces plánování kapacity zdrojů zakládáte na informacích rozptýlených v excelových tabulkách a dalších digitálních nástrojích, je velká šance, že se něco propadne. A pokud jde o dostupnost vašeho týmu, sebemenší přehlédnutí může rychle vyhodit projekt z cesty.
Díky softwaru pro plánování kapacit, který vám poskytuje jasný náhled v reálném čase na současnou a budoucí dostupnost jednotlivců a týmů, si můžete být jisti, že vaše projekty jsou postaveny na pevných základech.
Podívejte se, jak vám Resource Guru pomůže optimalizovat vaši kapacitu pomocí naší bezplatné 30denní zkušební verze.
Související obsah Guru zdrojů:
- 5 nejlepších nástrojů pro plánování kapacity pro úspěšné řízení projektů
- Vyrovnání zdrojů nestačí – zde je to, co dělat dál
- 3 překážky efektivního plánování zdrojů a jak je překonat
- Chyba číslo 1, kterou děláte se svým plánem správy zdrojů
