Abychom pochopili míru využití a využití, představme si, že máme stroj na výrobu widgetů. Stroj má maximální počet widgetů, které dokáže vyrobit za den, protože stroji trvá určitou dobu, než vytvoří jeden widget.
Řekněme, že za předpokladu, že stroj běží nepřetržitě, dokáže vyrobit 1,000 XNUMX widgetů denně. To je celková dostupná kapacita stroje. Ale samozřejmě to nemůže běžet nepřetržitě, každý den, celý den. Musí se občas vypnout z důvodu údržby a oprav, školení uživatelů a mnoha dalších důvodů. To znamená, že nikdy nevytvoří tolik widgetů, kolik dokáže vyrobit.
Rozdíl mezi počtem widgetů, které dokáže vytvořit, a počtem widgetů, které vytvoří, je základem pro míru využití stroje.
Zatímco míra využití je obecně aplikována na lidi, ne na předměty, máte představu.
Definice využití zdrojů
Využití je definováno jako množství dostupného času zaměstnance, které je využito pro produktivní, fakturovatelnou práci, vyjádřené v procentech.
Míra využití zaměstnance je kritickou metrikou, kterou musí organizace sledovat. Je to měřítko efektivity účtování, které pomáhá společnosti pochopit, zda účtuje dostatečně na pokrytí nákladů a režijních nákladů.
Pokud jde o správu zdrojů, míry využití pomáhají při prognózování, optimalizaci zdrojů a mnoha dalších základních obchodních funkcích. Je to jednoduché měření, které má silný vliv na chod vašeho podnikání.
Vzorec míry využití
Zde je vzorec pro výpočet využití:
Celkový počet zúčtovatelných hodin / Celkový počet dostupných hodin
Řekněme, že chceme zjistit míru využití pro Leslie, předního vývojáře ve firmě zabývající se webovým designem. V daném týdnu má k dispozici 40 hodin. To vychází na 2,080 2,000 hodin ročně. Za předpokladu, že si vezme dva týdny dovolené, její celkové dostupné hodiny za rok jsou XNUMX XNUMX.
Nyní řekněme, že účtuje 1,500 XNUMX hodin různým klientským projektům v průběhu roku. Pomocí tohoto poměru využití můžeme vypočítat její míru využití jako:
1,500/2,000 = 75
Její míra využití byla 75 %. To znamená, že v loňském roce bylo Lesliemu účtováno 75 %. Kdyby fakturovala všech 2,000 100 svých dostupných hodin za fakturovatelnou klientskou práci, její míra využití by byla XNUMX %, ale to se téměř nikdy nestane a není to žádoucí.
Proč ne? Protože realisticky mají zaměstnanci jiné pracovní povinnosti, které nejsou účtovány klientům, a optimální míra využití musí počítat s nefakturovatelným časem.
Leslie je vedoucí jejího oddělení, takže má za úkol školit mladší členy oddělení. Je zodpovědná za pomoc s odhady projektů. A udělá si čas na oběd a (tolik potřebné) přestávky na kávu. Žádná z těchto funkcí není účtovatelná, takže optimální míra využití Leslie by měla zohledňovat čas, který těmito činnostmi stráví.
Z tohoto důvodu většina organizací nastavuje cílové míry využití pro své zaměstnance, které zohledňují, kolik hodin, které mají k dispozici, musí strávit nefakturovatelnou prací a kolik hodin musí společnosti fakturovat, aby si udrželi ziskovost.
Cílová míra využití se liší od osoby k osobě a mezi pozicemi. Manažeři mají obecně nižší cílové míry využití, zatímco pracovníci v první linii mají vyšší míry.
V případě Leslie je její cílová míra využití 75 %. To znamená, že alespoň 75 % jejího dostupného času by mělo trávit fakturovatelnou prací, přičemž ne více než 25 % by nemělo tvořit nezúčtovatelnou administrativní, nefakturovatelné revize nebo pro bono práce. Dokud zůstane na těchto procentech nebo lepších, považuje se za efektivně využitou.
Co se můžete naučit z míry využití?
Existuje mnoho cenných poznatků, které můžete získat vyčíslením míry využití.
Když se podíváte na míru využití zaměstnanců podle oddělení nebo pracovní funkce, můžete vidět, kde je poptávka největší (mají nejvyšší míru využití). To pomáhá identifikovat příležitosti k růstu společnosti a kde byste měli zvážit přidání zaměstnanců.
Pokud spojíte míru využití se ziskem, získáte přehled o tom, které služby jsou nejziskovější.
Oba tyto poznatky pomáhají prodejcům. Díky tomu, že vědí, které typy projektů jsou nejziskovější a které podporují jedinečné silné stránky společnosti, nemusí ztrácet drahocenný čas na potenciální zákazníky, kteří nejsou v souladu s obchodní strategií organizace.
Míra využití, která se trvale blíží 100 %, naznačuje, že své zaměstnance přetěžujete, a možná je čas expandovat.
Trvale nízká míra využití znamená, že se nedokončí dostatek práce, plýtvá se příliš mnoha hodinami na nefakturovatelných administrativních funkcích nebo to může znamenat, že vaše společnost má na projektech příliš mnoho nezávislých pracovníků.
Míra využití, která je trvale příliš vysoká nebo příliš nízká, není pro vaši organizaci dobrá a obvykle naznačuje budoucí rizika.
Ale co je příliš vysoké? A co je příliš nízké? Abyste to zjistili, musíte nejprve znát ideální míru využití pro vaši konkrétní situaci.
Jaká je ideální míra využití?
Ideální míra využití pro vaši organizaci vyvažuje cílovou fakturovatelnou sazbu se všemi personálními náklady společnosti plus režijní náklady a zisková marže. Ale to už trochu předbíháme.
Nejprve musíme mluvit o míře využití organizace nebo o míře využití kapacity.
Míra využití kapacity
Míra využití kapacity je průměrná míra využití pro každého zaměstnance v organizaci, kterou lze vypočítat pomocí tohoto vzorce využití:
Celková míra využití všech zaměstnanců / Celkový počet zaměstnanců
Pokud si tedy představíme, že Leslie pracuje pro velmi malou společnost s pěti fakturovatelnými zaměstnanci, můžeme vypočítat míru využití jejich kapacity jako:
(75 % + 80 % + 60 % + 85 % + 70 %) / 5 =
370 % / 5 = 74 %
(Prvních pět procent v tomto vzorci představuje míru využití pěti zaměstnanců)
To znamená, že průměrná míra využití ve společnosti Leslie je 74 %.
Míra využití kapacity je důležitý údaj, protože ilustruje, jak efektivně celá společnost využívá své dostupné hodiny.
Společnost s nízkou mírou využití kapacity ztrácí zúčtovatelnou hodnotu všech těchto hodin, takže na stole zůstává spousta peněz.
Použití míry využití kapacity k výpočtu optimální fakturační sazby
Obvykle, když chce společnost zjistit, kolik by měla účtovat za hodinu za všechny své pracovní zdroje, použije tento vzorec:
(Náklady na zdroje + režie + zisková marže) / Celková průměrná pracovní doba
Řekněme, že průměrné mzdové náklady v Leslieho společnosti jsou 100,000 20,000 USD, režie na zaměstnance je 20 120,000 USD a jejich cílem je 20% zisková marže (24,000 2,000 USD x XNUMX = XNUMX XNUMX USD). Za předpokladu, že každý má k dispozici XNUMX XNUMX hodin, můžete jeho fakturační sazbu vypočítat takto:
(100,000 20,000 + 24,000 2,000 + XNUMX XNUMX) / XNUMX XNUMX =
144,000 / 2,000 72 =
Leslieho společnost by musela účtovat 72 dolarů za hodinu, aby pokryla své výdaje a dosáhla 20% zisku.
Tento vzorec však předpokládá, že každý zaměstnanec má 100% míru využití, a už jsme mluvili o tom, že je to nerealistické a nežádoucí.
Zahrnutí míry využití kapacity do této rovnice poskytuje mnohem realističtější fakturovatelné číslo:
(144,000 2,000 / 74 74) / Míra využití kapacity (což bylo XNUMX % pro společnost Leslie, nebo XNUMX)
(144,000 2,000 / 74 XNUMX) / XNUMX =
72 / 74 = 97.29
Zaokrouhleno dolů, optimální účtovatelná sazba pro realizaci jejich 20% ziskové marže je 97 USD za hodinu. Tato sazba je vyšší, protože musí odpovídat za zbývajících 26 % dostupných hodin společnosti, které nelze účtovat, takže negeneruje žádné příjmy.
Výpočet ideální míry využití
Nyní jsme připraveni pochopit ideální míru využití. I když je v pořádku používat míru využití kapacity organizace k vypracování optimálního hodinového poplatku, předpokládá to, že míra využití kapacity je zdravá.
Co kdyby míra využití kapacity Leslieho společnosti byla 50 % místo 74 %? To by poskytlo optimální hodinovou fakturační sazbu 144 USD namísto 97 USD, což může být více, než chtějí klienti společnosti platit za hodinu. Penalizovali byste své klienty kvůli nedostatku zúčtovatelných hodin.
Je lepší začít s cílovou hodinovou účtovatelnou sazbou a poté se vrátit k ideální sazbě využití, která umožňuje, aby cílová účtovatelná sazba poskytovala požadovanou 20% ziskovou marži.
Vzorec pro ideální míru využití je tedy:
(Náklady na zdroje + režie + zisková marže) / Celkový počet dostupných hodin x Cílová zúčtovatelná sazba
Řekněme, že chceme cílit na hodinovou zúčtovatelnou sazbu 80 USD. Pomocí celkových nákladů z dřívější doby získáme:
144,000 2,000 / 80 XNUMX x XNUMX =
144,000/180,000 = 80
To nám říká, že aby Leslieho společnost byla schopna pokrýt všechny jejich výdaje a navíc měla 20% zisk, potřebovala by míru využití kapacity 80 %, pokud by chtěla svým klientům účtovat 80 USD za hodinu.
Možná se teď ptáte, jak chtějí zvýšit míru využití?
Jak zvýšit míru využití
Chcete-li zvýšit míru využití kapacity organizace, musíte zvýšit míru využití všech jejích zaměstnanců, protože kapacita je průměrem jednotlivců.
Dobrým prvním krokem je stanovit výchozí hodnoty pro každého zaměstnance, jak jsme diskutovali dříve. Pokud si pamatujete, využití Leslie je 75 %, což jí dává nějaký čas na nezúčtovanou administrativní práci.
Je důležité, abyste tyto cílové míry využití sdíleli s každým zaměstnancem a jeho manažery. Je nemožné zasáhnout cíl, když nevíte, na co střílíte. Umožněte zaměstnancům převzít odpovědnost za jejich míru využití a netrestejte zaměstnance, kteří nedosáhnou cílové míry (pokud to není z nedbalosti). Pravděpodobně to není jejich chyba, pokud není k dispozici dostatek fakturovatelné práce, kterou lze zpoplatnit.
Místo toho odměňujte zaměstnance, kteří dokážou dosáhnout nebo překročit své cíle využití. Zaměstnanci, kteří jsou pozitivně motivováni k dosažení svých cílů, převezmou ve společnosti aktivnější roli. Mohou dokonce zajít tak daleko, že se pokusí přivést podnikání ke zvýšení zúčtovatelných hodin. V ideálním případě by vaši zaměstnanci měli vnímat cílové míry využití jako vzrušující výzvu, nikoli jako tíhu na svých bedrech.
Použijte software pro sledování času
Používání softwaru pro sledování času ke sledování zúčtovatelných hodin má spoustu výhod, pokud se tento nástroj snadno používá. Je možné, že vaši zaměstnanci již účtují vyšší sazby, ale protože sledování času je tak obtížné, neúčtují adekvátně nebo přesně všechny své hodiny. Nebo možná některé z jejich hodin jsou špatně kategorizovány kvůli špatnému návrhu a implementaci softwaru.
Software pro sledování času v ideálním případě celý proces zjednodušuje a je co nejpřesnější. Jakmile vaši zaměstnanci začnou přesně zaznamenávat své hodiny a včas, možná zjistíte, že se vaší organizaci daří lépe, než jste si mysleli.
Minimalizujte nefakturovatelný čas
Tohle je velký. Jak jsme řekli, každá společnost potřebuje nějaký nefakturovatelný čas zabudovaný do svého rozvrhu, ale příliš mnoho nefakturovatelného času je známkou plýtvání. To může naznačovat, že:
- Nemáte dost fakturovatelné práce, abyste naplnili svůj kanál, a zaměstnanci kroutí palcem
- V interních procesech dochází k neefektivitě, která způsobuje nadměrný administrativní čas
- Manažeři se musí vrátit do zákopů a převzít více fakturovatelné práce
- Dostupný tréninkový čas dostatečně nepřipravuje členy juniorského týmu na zvládnutí dostupné pracovní zátěže
Již víme, že dostupný čas je omezený zdroj. Pokud je toho příliš mnoho vysáváno nefakturovatelnou administrativní prací, zkresluje to dostupnost vašeho týmu a zkresluje vnímání počtu hodin, které lze věnovat zaplacení práce.
To může vést ke katastrofálním důsledkům, jako je odmítnutí pro domnělý nedostatek kapacity k provedení práce a další snížení počtu nevyřízených fakturovatelných prací, které by mohly zvýšit vaši míru využití.
Z tohoto pohledu může snížení promarněných nefakturovatelných hodin vytvořit pozitivní zpětnou vazbu, která zvýší míru využití ve vzestupné trajektorii.
Existuje lepší způsob
Nejlepší způsob, jak optimalizovat míru využití, je shromáždit dobré a přesné informace. Získání pevného pochopení vašich historických dat o využití vám pomůže porozumět minulým trendům. Tyto statistiky pak lze použít k přesnějšímu předpovídání využití, takže můžete plánovat dopředu a činit chytřejší rozhodnutí o svém obchodním kanálu.
10,000 XNUMX stop od Smartsheet nabízí výkonné nástroje pro vytváření sestav, které vám pomohou porozumět využití zdrojů vaší organizace a získat pevný přehled o krocích, které můžete podniknout ke zvýšení (nebo snížení) míry využití.
Promluvte si s naším týmem pro správu zdrojů a zjistěte, jak vám 10,000 XNUMX stop od Smartsheet může pomoci efektivněji spravovat vaše zdroje a maximalizovat využití vašeho týmu.
